Il mittente PEC scrive il suo messaggio PEC dal proprio indirizzo email PEC e lo invia al suo destinatario; attraverso la trasmissione sicura . Il messaggio viene ricevuto dal server di posta del Gestore PEC; questi ne da ricevuta certificata al mittente.

A questo punto il Gestore PEC del mittente prende in carico il messaggio sigillandolo in una “busta elettronica” e lo spedisce al server di posta del Gestore PEC del destinatario, il quale prende in carico il messaggio e lo consegna nella casella email del destinatario, dandone ricevuta certifcata al mittente. 

I due messaggi di conferma che vengono spediti al mittente sono i due certificati di trasmissione validi a norma di legge, poiché testimoniano l'avvenuta trasmissione del messaggio e i tempi in  cui essa è avenuta.